Thông thường, chúng tôi viết các yêu cầu để tạo thứ gì đó từ đầu: trang web, ứng dụng hoặc thiết kế. Nhưng đôi khi các yêu cầu được chuẩn bị cho việc lựa chọn một sản phẩm làm sẵn nhưng phức tạp và đắt tiền, chẳng hạn như hệ thống quản lý học tập. Danh sách các yêu cầu này được gọi là yêu cầu đề xuất, hoặc RFP.

Trong những năm qua, nhóm iSpring đã nhận được hàng chục biến thể RFP, từ danh sách một trang về các tính năng cần thiết đến tài liệu trong hàng trăm trang đầy sơ đồ. Dựa trên chúng, chúng tôi đã chuẩn bị một hướng dẫn về cách tạo RFP sẽ giúp bạn chọn LMS tốt nhất cho nhu cầu kinh doanh của mình.

Yêu cầu Đề xuất (RFP) là gì?

Yêu cầu đề xuất (RFP) là tài liệu mà các công ty tạo và gửi cho các nhà cung cấp LMS tiềm năng khi họ cần khởi chạy một dự án eLearning. Nó nêu chi tiết về công ty, dự án của nó và những kỳ vọng liên quan đến giải pháp mà họ cần. Nếu các nhà cung cấp cho rằng họ có khả năng đáp ứng nhu cầu của bạn, họ sẽ gửi các đề xuất; công ty so sánh các giải pháp được cung cấp và chọn giải pháp phù hợp nhất.

Tại sao Khách hàng Cần Yêu cầu Đề xuất?

Dành thời gian soạn một yêu cầu chi tiết có vẻ như là một khối lượng công việc không cần thiết, bởi vì các nhà cung cấp tốt sẽ cố gắng hết sức để thu thập càng nhiều thông tin về khách hàng và dự án của họ càng tốt và đưa ra giải pháp phù hợp. Tuy nhiên, có năm lý do để dành thời gian và phát triển một RFP.

1. Xác định những gì bạn thực sự cần

RFP chỉ định chính xác những gì bạn muốn đạt được với LMS và viết nó thành văn bản. Có mục tiêu rõ ràng được xác định trước khi bắt đầu dự án, bạn sẽ có thể đánh giá hiệu quả của dự án sau khi khởi chạy: bạn đã quản lý để đạt được kết quả mong đợi hay chưa? Chỉ thử đưa ra một giải pháp ngẫu nhiên và chờ nó chìm hoặc bơi là một chiến lược tồi khi đưa ra quyết định hàng nghìn đô la.

2. Ưu tiên

Để đi từ điểm A đến điểm B, bạn có thể lái xe Mercedes cũng như xe ngựa; cả hai sẽ đưa bạn đến đích. Vì vậy, khi bạn bắt đầu một dự án eLearning, bạn cần hiểu những tính năng nào là bắt buộc và những tính năng nào tốt để có, những gì bạn sẵn sàng trả và những tính năng nào bạn có thể từ bỏ vì kinh tế.

3. Xác định các giới hạn

Tốt hơn là thông báo cho các nhà cung cấp về tất cả các thời điểm quan trọng trước khi họ bắt đầu với một bài thuyết trình. Chúng bao gồm thời hạn, ngân sách, số lượng người dùng và nhu cầu sử dụng một công nghệ cụ thể, chẳng hạn như cài đặt tại chỗ. Nếu thời hạn ra mắt toàn diện của eLearning là trong hai tháng, thì việc lãng phí thời gian để nghe trình bày về các giải pháp sẽ mất tới sáu tháng để triển khai sẽ không có ý nghĩa gì.

4. Đi qua đám đông

Một tìm kiếm trên Amazon hiển thị hơn 100.000 kết quả cho “áo thun”: cho nam, cho nữ, cho trẻ em, thậm chí cho cả mèo. Không thể nhìn vào từng người trong số họ. Tin tốt là chỉ có khoảng 500 nhà cung cấp LMS, nhưng ngay cả như vậy, bạn vẫn cần một bộ lọc để loại bỏ các giải pháp không liên quan.

5. Nhận chính xác những gì bạn cần

Điều này có thể thực hiện được khi bạn quản lý để giảm thiểu sự khác biệt giữa quan điểm của khách hàng và nhà cung cấp dịch vụ. RFP giúp tìm ra những lỗ hổng trong việc hiểu nhiệm vụ và kéo để làm sáng tỏ tất cả các chi tiết thiết yếu có thể tạo ra sự khác biệt trong quá trình thực hiện, chi phí cuối cùng và chính giải pháp bạn chọn.

Tầm quan trọng của một Yêu cầu Đề xuất rõ ràng 

Một dự án không có Yêu cầu Đề xuất rõ ràng

Giải phẫu của một yêu cầu đề xuất LMS

Cơ hội nhìn thấy hai RFP giống nhau cũng giống như gặp hai người có dấu vân tay giống hệt nhau. Tuy nhiên, cấu trúc của bất kỳ RFP tốt nào cũng tương tự như cấu trúc khác, vì có những phần chung sẽ được sử dụng trong mọi trường hợp. 

1. Tóm tắt dự án

Đây là một mô tả một trang của dự án phác thảo dữ liệu chính: đầu vào là cái này cái kia, mục tiêu là như vậy và như vậy, giải pháp được cho là như sau.

Không ai có thể đọc cả trăm trang để tìm hiểu sâu hơn về nó. Tóm lại, bạn chỉ định các yêu cầu chính đối với LMS mà bạn muốn mua. Nếu các nhà cung cấp thấy giải pháp của họ phù hợp với bạn và họ quan tâm đến dự án, họ sẽ nghiên cứu chi tiết và bắt đầu làm việc với đề xuất. Nếu không, thì ít nhất bạn đã không mất nhiều thời gian để giải thích.

Thời hạn nghiêm ngặt là một bộ lọc nghiêm túc cho các nhà cung cấp cho phép bạn tránh các cuộc đàm phán vô ích với các nhà cung cấp không thể phù hợp với khuôn khổ của bạn. Chỉ định lịch trình lựa chọn và ngày bạn muốn bắt đầu với Học trực tuyến. 

Ngoài ra, hãy nêu tên người từ công ty của bạn, người sẽ lãnh đạo dự án và sẽ trả lời các câu hỏi bổ sung. 

Điều bạn không nên làm là mô tả chi tiết lịch sử và thành tích của công ty bạn. Thay vào đó, hãy cung cấp một liên kết đến bản trình bày hoặc đến phần trang web có liên quan; thông thường, vậy là đủ.

Ví dụ:

Tiệm bánh số 3 đang cần một hệ thống quản lý học tập mới (LMS). Chúng tôi muốn mời công ty của bạn tham gia vào quá trình lựa chọn và gửi đề xuất.

Tóm tắt dự án:

Tiệm bánh số 3 sản xuất 90 loại bánh mì, bánh ngọt và bánh kẹo. Có hơn 350 nhân viên trong công ty: kỹ thuật viên thực phẩm, thợ làm bột, thợ làm bánh, nhân viên vận hành và đại diện bán hàng – tất cả họ đều cần được đào tạo. Hiện tại, khóa đào tạo được thực hiện với BrightMind LMS, nhưng chúng tôi đã quyết định chuyển sang một nền tảng hiện đại hơn.

Các nhiệm vụ chúng ta cần hoàn thành với LMS:

  • Nhập môn
  • Đào tạo về tuân thủ (an toàn, vệ sinh nơi làm việc, v.v.)
  • Đào tạo sản phẩm
  • Đánh giá nhân viên hàng năm

Các chỉ số đào tạo dự kiến:

  • 350 người dùng khi bắt đầu
  • Có 32 khóa học điện tử mà chúng tôi muốn nhập từ LMS cũ. Chúng tôi có kế hoạch tạo và tải lên hai đến năm khóa học điện tử mới mỗi ba tháng. 
  • Đánh giá nhân viên chung mỗi năm một lần 

Yêu cầu chính:

  • Nền tảng dựa trên đám mây
  • Hỗ trợ học tập trên thiết bị di động
  • Hệ thống báo cáo minh bạch
  • Tích hợp CRM Salesforce
  • Công cụ cờ bạc

Lịch trình Quy trình Đề xuất:

Ngày 12/7/2021: hạn nộp đề xuất. 

Ngày 13 tháng 7 – ngày 22 tháng 7 năm 2021: thuyết trình, giới thiệu sản phẩm trực tiếp.

26 tháng 7 – 20 tháng 8 năm 2021: thử nghiệm thực hành. 

21/8 – 1/9/2021: ra quyết định.

Chúng tôi hy vọng có thể xuất người dùng và nội dung từ LMS trước đó vào tháng 11 và bắt đầu đào tạo thí điểm trên nền tảng mới vào tháng 12 năm 2021. 

John Phillips, trưởng phòng đào tạo, sẽ trả lời bất kỳ câu hỏi bổ sung nào liên quan đến dự án. 

ĐT: +0 ХХХ ХХ ХХ

Email: j.phillips@bn3.com

2. Giới thiệu về dự án

Cho các nhà cung cấp biết thêm về dự án đào tạo của bạn và cách bạn dự định làm việc với LMS. Đây là một phần lớn, vì vậy tốt hơn nên chia thông tin thành các khối hợp lý để thuận tiện.

2.1. Đầu vào

Cho biết dữ liệu ban đầu mà bạn biết khi bắt đầu dự án: 

  • Bạn sẽ đào tạo bao nhiêu người dùng? 
  • Bạn mong đợi có bao nhiêu người dùng hoạt động mỗi ngày hoặc mỗi tháng?
  • Có bao nhiêu người dùng sẽ đồng thời sử dụng hệ thống? 
  • Bạn đã có bao nhiêu khóa học? 
  • Bạn định tải lên những tài liệu nào và chúng là gì?

Ví dụ:

Người dùng

Số người dùng khi bắt đầu dự án: 350

Chúng tôi dự định tạo tài khoản người học cho tất cả nhân viên của tiệm bánh. Bắt đầu từ tháng 9, thường có một lượng lớn nhân viên mới cần được đào tạo. Mỗi năm một lần, chúng tôi tiến hành đánh giá hàng loạt cho tất cả các nhân viên; họ sẽ tích cực sử dụng hệ thống trong hai tuần.

Nội dung

Bây giờ chúng tôi có 35 khóa học SCORM, cùng một số video và bài thuyết trình PowerPoint. Tổng kích thước của các tệp là 72 GB.

Sau khi ra mắt nền tảng mới, chúng tôi có kế hoạch bổ sung tài liệu đào tạo mới ba tháng một lần. Chúng tôi cũng muốn sử dụng LMS làm nơi lưu trữ các tài liệu: hướng dẫn, danh mục sản phẩm và hợp đồng.

2.2. Vai trò người dùng

Người dùng LMS có thể có các cấp độ quyền khác nhau. Bằng cách gán cho mỗi người dùng một vai trò cụ thể, bạn đặt ra ranh giới: họ có thể làm gì trong hệ thống, tệp nào họ có thể xem và tệp nào họ không thể. Ví dụ: quản trị viên có thể thêm người dùng, tải lên khóa học, chỉ định khóa học cho người học và theo dõi tiến trình của họ. Người học thường bị nhầm lẫn bởi các tính năng quá mức, vì vậy họ chỉ có thể tham gia các khóa học có sẵn cho họ.

Theo quy luật, các biến thể và số lượng vai trò người dùng phụ thuộc vào cơ cấu tổ chức của công ty. Trong một công ty nhỏ, một người thường kết hợp nhiều vai trò: thiết lập cổng thông tin, thêm người dùng và tải lên nội dung. Trong trường hợp này, hai vai trò người dùng – quản trị viên và người học – là khá đủ. Một công ty lớn hơn có thể cần năm vai trò người dùng trở lên.

Hãy lấy một sơ đồ đơn giản của một doanh nghiệp chuỗi làm ví dụ.

Sơ đồ đơn giản của một doanh nghiệp chuỗi 

Sơ đồ đơn giản của một doanh nghiệp chuỗi

Dưới đây là các vai trò người dùng mà họ có thể cần:

  • Chủ sở hữu tài khoản (người đứng đầu bộ phận đào tạo trong sơ đồ) có quyền truy cập đầy đủ nhất vào các khả năng của LMS: anh ta quản lý cài đặt nền tảng, xem thông tin tài chính và có thể xem bất kỳ tệp nào và tạo các tổ chức trong tổ chức (ví dụ: tách biệt quyền bộ phận từ các chi nhánh sở hữu).
  • Người quản lý. Trưởng bộ phận đào tạo có các trợ lý có toàn quyền truy cập, tiết kiệm cho việc thay đổi kế hoạch định giá hoặc xóa tài khoản của công ty. Họ thiết lập các nhóm người dùng và quản lý nội dung và lộ trình học tập.
  • Quản trị viên Tổ chức. Mỗi chi nhánh do một trưởng phòng đứng đầu. Anh ấy quản lý người dùng, chỉ định các khóa học cho nhân viên và theo dõi số liệu thống kê trong tổ chức của mình, nhưng anh ấy không thể xem xét những điều này ở một chi nhánh khác.
  • Tác giả (hoặc Nhà xuất bản hoặc Người tạo nội dung). Người này tải lên các khóa học mới và cập nhật các khóa học cũ. Ví dụ, các nhà đào tạo của công ty, nhà thiết kế hướng dẫn và nhà phương pháp thường có quyền tác giả.
  • Người dùng (hoặc Người học). Một nhân viên chỉ đơn giản là tham gia các khóa học và bài kiểm tra.

Suy nghĩ về các tình huống sử dụng LMS trong công ty của bạn và loại người dùng nào bạn sẽ cần.

Ví dụ:

Vai trò người dùng

Chúng tôi hy vọng rằng LMS đã chọn sẽ hỗ trợ ít nhất bốn loại vai trò người dùng:

  • Người quản lý: Quyền truy cập đầy đủ và không giới hạn vào tất cả các khả năng của LMS.
  • Người giám sát: Phân công nội dung học, xem thống kê của cấp dưới.
  • Người hướng dẫn: Tải tài liệu đào tạo lên hệ thống, có thể xem thống kê các khóa học.
  • Người học: Nghiên cứu các khóa học được chỉ định và làm các bài kiểm tra.

Một người có thể đảm nhận bất kỳ số lượng vai trò nào.

2.3. Đặc trưng

Nếu bạn đang có kế hoạch mua một giải pháp có sẵn hoặc tùy chỉnh một phần, tốt hơn là mô tả những gì nền tảng nên làm, chứ không phải chính xác nó nên được thực hiện như thế nào.

Một vấn đề có thể có nhiều giải pháp. Chiến lược tối ưu là làm rõ tình huống sử dụng cho một tính năng được yêu cầu, đợi phản hồi của nhà cung cấp và cùng với các chuyên gia kỹ thuật của bạn, chọn tùy chọn phù hợp nhất.

Ví dụ:

Tính năng Kịch bản
Trò chuyện nhóm Chúng tôi muốn quản trị viên có thể gửi tin nhắn đến một nhóm người dùng hoặc tất cả người học trong một tổ chức.

Giải pháp khả thi khác là mô tả các tình huống và đính kèm một tài liệu khác trong đó nhà cung cấp có thể đánh dấu vào các hộp bên cạnh danh sách các tính năng bạn muốn có. Trên blog iSpring, có một hướng dẫn toàn diện về các yêu cầu của tính năng LMS .

2.4. Tích hợp và Tương thích

Tranh thủ các chương trình, phần mềm và dịch vụ bạn định sử dụng cùng với nền tảng eLearning. Hãy tưởng tượng bạn đã bỏ ra 50.000 đô la để mua LMS và phát hiện ra rằng nó không thể nhận dạng được định dạng của các khóa học điện tử của bạn. Thật vậy. Do đó, nếu bạn đã sử dụng bất kỳ dịch vụ nào, chẳng hạn như một công cụ tác giả hoặc một dịch vụ cho hội nghị truyền hình, hãy quyết định xem liệu tích hợp nào là quan trọng hay bạn có thể làm mà không có chúng.

3. Giới thiệu về nhà cung cấp

Trong các phần trước, bạn chủ yếu nói về bản thân: nhiệm vụ và giới hạn của công ty bạn là gì và bạn mong đợi gì từ LMS. Mục đích của phần này là làm quen với một nhà cung cấp LMS tiềm năng.

Nhiều khả năng bạn sẽ gửi RFP đến nhiều công ty cùng một lúc. Để không mất thời gian xử lý các câu trả lời khác nhau, hãy cung cấp cấu trúc của bạn cho nhà cung cấp. Nó có thể như sau:

3.1. Tóm tắt giải pháp đề xuất

Yêu cầu các nhà cung cấp chuẩn bị một bản tóm tắt dài một trang về giải pháp được đề xuất để bạn thuận tiện trong việc nắm bắt các điểm chính. Theo quy định, các quyết định về việc mua một LMS được đưa ra chung, vì vậy bản tóm tắt sẽ đơn giản hóa nhiệm vụ cho bạn, đồng nghiệp của bạn và các bên liên quan.

3.2. Về công ty

Những điều cần chú ý:

  • Công ty đã có mặt trên thị trường bao lâu?
  • Có bao nhiêu người trong đội?
  • Khách hàng là ai?
  • Có giải thưởng danh giá nào không?

3.3. Giới thiệu về nền tảng

  • Yêu cầu kỹ thuật. 
  • Thông tin chi tiết về các tính năng, chức năng và giới hạn.
  • Các tính năng bổ sung và tùy chỉnh có thể được thực hiện nếu cần thiết. 
  • Khả năng bắt đầu quy mô nhỏ hoặc chạy một dự án thử nghiệm và sau đó mở rộng quy mô. 
  • Chính sách bảo mật dữ liệu.

3.4. Tuân thủ chức năng được yêu cầu

Mặc dù chúng tôi đã đề cập rằng tốt hơn là mô tả kết quả mong muốn chứ không phải cách để đạt được nó, nhưng nó không phải lúc nào cũng hoạt động theo cách đó trong thực tế. Khi bạn thu hút các kỹ sư và chuyên gia bảo mật để phát triển RFP, bạn có thể sẽ nhận được một danh sách dài các yêu cầu cụ thể bắt buộc phải có hoặc tốt để có. 

Chuyển danh sách này sang Excel hoặc Google Trang tính và đính kèm liên kết tới RFP. Người quản lý khách hàng sẽ duyệt qua tất cả các điểm và đánh dấu xem LMS có đáp ứng từng yêu cầu hay không. Sử dụng một bảng như vậy tiết kiệm rất nhiều thời gian vì tất cả những gì bạn phải làm là so sánh phản hồi của các nhà cung cấp. 

Một mẫu yêu cầu kỹ thuật LMS 

Excel và Google Trang tính cho phép bạn lọc dữ liệu. Thật tiện lợi, đặc biệt là khi bạn có một danh sách dài các yêu cầu. 

3.5. Kế hoạch thực hiện

  • Các giai đoạn thực hiện là gì?
  • Mỗi giai đoạn sẽ mất bao lâu?
  • Nhà cung cấp sẽ làm công việc gì? 
  • Công việc sẽ được yêu cầu từ phía bạn?

3.6. Ngân sách đề xuất

Chi phí của một dự án eLearning bao gồm năm thành phần: 

  • Chi phí của LMS ( đây là hướng dẫn về các mô hình định giá khác nhau ); 
  • Chi phí thực hiện;
  • Đào tạo thiết lập;
  • Hỗ trợ kỹ thuật;
  • Bảo trì và cập nhật. 

Yêu cầu nhà cung cấp xác định tổng số tiền và chi tiết các khoản mục chi phí. 

3.7. Người giới thiệu

Vui lòng yêu cầu một số nghiên cứu điển hình, đặc biệt nếu một nhà cung cấp có kinh nghiệm làm việc với các công ty trong ngành của bạn. Nhưng thực tiễn hữu ích nhất để ra quyết định là yêu cầu liên hệ trực tiếp từ hai hoặc ba công ty đã sử dụng LMS, để bạn có thể tìm hiểu cách thức hoạt động của LMS trong các tình huống thực tế.

Thông thường, sẽ mất một khoảng thời gian để nhà cung cấp liên hệ với khách hàng của họ và được phép chia sẻ thông tin liên hệ của họ với khách hàng tiềm năng, nhưng nếu họ sẵn sàng làm điều đó, đó là một dấu hiệu tốt cho thấy bạn có thể tin tưởng họ.

Tóm lại

  1. Dành thời gian để làm ra một RFP một lần và tiết kiệm rất nhiều thời gian để nghe các bài thuyết trình và quảng cáo chiêu hàng tiếp thị không liên quan.
  2. Giữ một cấu trúc rõ ràng và mô tả các yêu cầu của bạn, từ chung chung đến cụ thể. 
  3. Nếu bạn chia sẻ các tình huống sử dụng LMS trong RFP, bạn sẽ có cơ hội tốt hơn để tìm ra giải pháp phù hợp trong thời gian ngắn hơn.
  4. Vạch ra những kỳ vọng và hạn chế quan trọng của bạn trong RFP.
  5. Chuẩn bị danh sách các yêu cầu kỹ thuật chi tiết trong một tài liệu riêng biệt (Bảng tính Excel hoặc Google) để nhà cung cấp có thể đánh dấu từng tính năng là có hoặc không có.

Nếu bạn cần tham khảo về tình huống của mình và quyết định về các yêu cầu LMS cho công ty của mình, hãy liên hệ với các chuyên gia hỗ trợ của iSpring và họ sẽ có mặt giúp bạn.

Start typing and press Enter to search

Shopping Cart
Vui lòng liên hệ Admin